8. 秘密情報の受領・開示時の規則

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2009年２月２８日

こんにちは。
グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザーです。

本日は、2006年8月に書きました記事の加筆・修正を行わせて頂きます。

テーマは、NDAの扱いにについて書きました一連の記事の中の最終項である、8.　秘密情報の受領・開示時の規則　についてです。

秘密情報をどう管理するかとの観点で、具体的なやり方を例示して説明いたします。


秘密情報には、二つの種類があります。

一つは、相手先から受領する秘密情報で、ふたつ目は、こちらから相手先に開示する情報です。


（１）相手先から受領する秘密情報の扱い

A.先ず大事なことは、NDAを締結しても相手先から秘密情報を安易に受領しない事である。
相手先との会話や、自社内での検討に必要な最低限の情報を受領するようにします。

B.相手先から受領する場合、どの部分が秘密情報か相手方と確認する。（なんでもかんでも「秘密」情報ではありません。）
仮に既に公開されている周知の情報であれば、｢秘｣マークがついている情報は、秘密情報とせずに、｢秘｣マークを取ってもらうか、受け取らないようにします。

C.受領・開示するルートを決める。
情報を受領・開示するひとを限定し、窓口を特定します。
これは、相手先及び当方の受領側の双方に決めます。

D.受領リストを作成する。
このリストには、受領した情報の項目、日付と受領したひとを記録として残しておく。
受領出来るひとは、あらかじめ登録しておき、そのひと以外には情報は受領出来ないようにする。


（２）相手先に秘密情報を開示する場合

A.開示先の情報管理体制を確認する。
相手方が自社と同等以上の管理施策を採用しているか確認し、必要があれば改善を要求する。

B.開示先に、どの秘密情報を開示するかきちんと連絡や説明を行う。
開示先の意思を確認して、秘密情報を開示します。

C.上記（１）C項と同様に、受領・開示するルートを決める。

C.開示リストを作成する。
このリストには、開示した情報の項目、日付と開示先のひとを記録として残しておく。


（３）伝達方法の確定

相手先と自社の間で、秘密情報の受け渡し・伝達方法を決めておく。

A. 郵送、直接手渡しなどの方法を取る場合
特に秘密度の高い「特秘」の場合、送付・到達を証明可能な伝達方法を利用（書留、宅配便など）する。

B.現在は、eメールなどの電子情報で秘密情報をやり取りする場合が多いので、以下の要領でルール化しておくことをお勧めしたい。

・開示する情報に対するアクセス制限の方法の確認
・パスワードを伝達する場合は、別法で行う（電話にて口頭か別eメールで伝達など）
・暗号化や電子証明書の設定
・eメール件名/本文の秘密情報の記載の禁止
・受領・開示したeメールも記録する（受領/開示の記録として残す）など、


NDAの扱いに関する記事は、今回で終了させて頂きます。

本稿を含めてNDAの扱いに関して、ご質問などがある場合、本Webサイトの左にありますAll　Aboutプロファイルの専門家に相談のタグからお問い合わせ願います。


私は、すぐにはご回答出来ない場合もありますが、24時間以内にはご連絡します。

よろしく御願いします。

以上、

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー